すべてのパソコンをタブレットに変えたら、どれぐらい残業は減るのか

パソコンに向かっていても何を考えてるかわかりゃしない　kohei_hara/iStock.

＜パソコンはもしかして、「快適過ぎて生産性の足を引っ張る」オフィスの敵なんじゃないか？　実際に試してみたら劇的な効果が出た＞

「これは、いったい、何をしているのか......？」──14年前にコンサルタントとなり、クライアント企業の現場を回り始めたころのことです。私は、毎日のように強い違和感を覚えていました。とくにオフィスへ一歩足を踏み入れると、違和感はマックスレベルに......。

訪問した企業のオフィスで必ず目にしたのが、パソコンの前に座って仕事をしている人の姿です。しかも1人や2人ではありません。オフィス内にいるほとんどすべての人がパソコンの前に座り、画面を凝視し、キーボードをせわしなく叩いているのです。

パソコンを使う仕事がそんなにあるのか？

私は現場に入って、目標を絶対達成させるコンサルタントです。目標を達成させるためには、以下の2つの事柄を突き詰める必要があると考えています。

・目標達成に直接関係のある活動量を増やす
・目標達成に直接関係のない活動量を減らす

働き方改革時代となり、仕事と生活の調和「ワークライフバランス」が求められる今、上記の事柄がより高次元なレベルで求められるようになります。何しろ4月からは、残業の上限規制に新ルールが適用されるわけですから、ますます「目標達成に直接関係のない活動」の量を減らしていかなければなりません。

しかし多くの方が、そのことに無頓着です。

「目標達成に直接関係のない活動」について考えたとき、私がとくに気になっているのが、「パソコンでの作業」です。オフィスワーカーのほとんどが一日中パソコンの前に座って仕事をする光景は、私がコンサルタントになった14年前から変わっていません。

オフィスワーカーにパソコンが必要なのはわかりますが、そんなに1日中、パソコンですべき仕事はないはずです。パソコンで「何か」をしていると、仕事をした「気分」になるだけなのではないでしょうか。

パソコンなどないほうが、もっと労働時間が短くなるのではないか。もっと人が少なくて済むのではないか。もっと組織内コミュニケーションが活性化するのではないか。コンサルタントになってから、そう思い続けています。

問題はパソコンのあの装置？

ちなみに私は、日中はほとんど毎日、どこかの企業でコンサルティングをするか、講演や研修の講師をしています。ホワイトボードを使って話し、全員に手書きのメモをとってもらいながら議論するというスタイルをとっています。

ですからパソコンは使用しません。コンサルティングセッションが終わってから、30分程度で日々送られてくるメールを処理し、移動時間などでコラムやメルマガの執筆をするときに使うぐらいです。

それでもたまに1日オフィスにいて、ずーっとパソコンの前に座っていますこともあります。そういうときは、後で振り返ってみると何をしたのか思い出せなかったりします。思い出せない程度のことしかしていなかったということでしょう。

「ずっと問題意識を持ってます」と書いている私でさえこうなのです。パソコンの前に座っていると誰もがそうなるのです。

ということは、人の意識ではなく、パソコンの存在そのものに問題があると捉えるのが正しいでしょう。もっと分解すると、パソコンに能動的に関わるためのキーボードという入力装置こそが諸悪の根源なのかもしれない、ということです。

タブレットに変えただけでこの効果

そこで提案です。

オフィス内のパソコンをすべてiPadのようなタブレットにしてみてはどうでしょうか。できる限り周辺機器をつけずに、オフィスワーカー全員に渡します（情報システム部門や、経理、総務などは除く。オフィスワーカー全員がムリなら、せめて経営幹部や中間管理職、営業を対象にします）。

キーボードは諸悪の根源ですから絶対になしです。タブレットを置くスタンドもなし。全員、タブレットを手に持って仕事をするのです。すると意外な感想が出てきました。

・タブレットを持ち続けるのがキツイ
・タブレットを持ちながら長時間座っていることにも違和感を覚える
・パソコンで「何か」をしているときより、はるかに手を動かす量が少ないので仕事をしている「気分」を味わえない
・タブレットでは仕事にならないので、パソコンに戻してほしいという「気分」になる

組織の『目標達成に直接関係のある活動』をしているのであれば、少しぐらい慣れなくてもタブレットで仕事をするのにそれほど支障はないでしょう。少なくとも、組織の『目標達成に直接関係のない活動』は必要最小限になっていきます。

タブレットだけで、どれほど残業できるか？

たとえば夕方の６時から夜10時ぐらいまで、ずっと自席でタブレットを持ちながら「何か」をし続けられるか、実際にやってみましょう。かなりキツイと思います。カタカタとキーボードを叩けないので、仕事をしている「気分」を味わうこともできません。

あったらあったでいいが、なかったらなかったで問題ない──フリマで購入する服と同じような──作業が激減していきます。

ある企業で、経営幹部、管理者、営業全員にタブレットを配布してみました。結果どうなったかと言いますと、一人当たりの平均残業時間が「15時間／月」削減されたのです。何も施策はしていません。ただパソコンをタブレットに変えただけです。たったそれだけでこれだけの効果が出ました。

夜になると、お客様など電話する相手もいなくなるため、パソコンなしでデスクワークを続けるのが辛くなるのもあるのでしょう。

メールの数や、資料作成時間は8割減。その代わり、社内コミュニケーションは大幅にアップしました。長いメールを書けないため、電話したり、直接面と向かって話す量が増えたからです。

残業も減り、体感的ではありますが社内コミュニケーションも活性化しました。いいことばかりです。

キーボードのような快適な文字入力装置があるから、ムダな資料が増えたり、意味のないメール、やたらと文章の長いメールが飛び交うのです。多少、非効率的になったとしてもキーボードレスのタブレットで十分。パソコンで仕事をしている「気分」を味わえる時間を減らすだけで、オフィス内の残業は激減するはずです。それほど、パソコンはムダな仕事を創出する装置なのだと認識しましょう。

極端な発想ですが、一考の余地はあります。

※3月26日号（3月19日発売）は「5Gの世界」特集。情報量1000倍、速度は100倍――。新移動通信システム5Gがもたらす「第4次産業革命」の衝撃。経済・暮らし・医療・交通はこう変わる！　ネット利用が快適になるどころではない5Gの潜在力と、それにより激変する世界の未来像を、山田敏弘氏（国際ジャーナリスト、MIT元安全保障フェロー）が描き出す。他に、米中5G戦争の行く末、ファーウェイ追放で得をする企業、産業界の課題・現状など。