メールと電話のビジネス英語ハンドブック

[2005年4月27日号掲載]

メールの便利表現　

依頼する

メールと話し言葉では依頼の仕方がやや異なり、メールではとくに丁寧さを心がけたい。Can you〜? という表現は、メールはもちろん、話し言葉でも失礼に聞こえることがあるので注意が必要。

〈丁寧な頼み方〉
I would appreciate it if you could〜（〜していただけるとありがたいのですが）
It would be a great help to me if you could〜（〜していただけると大変助かります）
I would like to ask you to〜（〜してくださるよう、お願いしたいのですが）

〈急な依頼〉
I realize that this is out of the blue. / This is awfully sudden, but〜（突然のお願いなのですが）

指示する

相手に指示を出すときは、would be better, would like you to などを使った丁寧な表現が好ましい。need to は、I think とセットで使わないと強いニュアンスになるので要注意。must, should, want, had betterなどは強い命令形のニュアンスになるので、使用しないほうがいい。

I think it would be better to〜（〜したほうがよいと思います）
I think you need to〜（〜する必要があると思います）
I would like you to〜（あなたに〜していただきたいです）

〈相手を尊重した婉曲な表現〉
You may want to consider〜（〜されるといいかもしれません）
I would advise you to〜（〜するよう提案いたします）
I suggest that you〜（〜するようお勧めいたします）

感謝する

Thank you so much for your help.（お力添えありがとうございます）
We appreciate your〜（あなたの〜に感謝いたします）
Thank you for making the time for〜（〜のためにお時間を取っていただき、ありがとうございます）
Thank you for waiting so patiently for this response.（返答をお待ちいただき、ありがとうございました）

謝罪する

〈返信が遅れたとき〉
I'm sorry to have taken so long to get back to you.（お返事を書くのが大変遅くなってすみません）
I apologize for the delay in my reply.（返信が遅れたことをおわびいたします）

〈その他の謝罪〉
Please accept my apologies for〜 / I apologize for〜（〜についておわびいたします）

丁寧に断る

断りのメールを書くときは、まず相手に対する感謝の言葉から始めよう。ただしその後には、はっきりとした断りの表現を入れること。

Thank you very much for your inquiry concerning〜. Unfortunately〜
（ 〜についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。残念ながら〜）
We appreciate the time you spent on〜. However, I regret to inform you that〜
（〜に時間をいただき感謝いたします。しかし残念ながら、〜をお知らせしなければなりません）
Thank you for giving us the opportunity to〜. Unfortunately〜
（私どもに〜の機会を下さり、ありがとうございました。残念ですが〜）