ビジネスに名文はいらぬ...マニュアル的に必要十分な文章を書く3つの鉄則

文章を書く前にやること

テクニック以前の「そもそも論」に立ち返ってみよう。
例えば、企画書などの文章をまとめようとしたとき。まず考えるべきは、以下の通りだ。

・何について書くのか
・どういう目的で書くのか
・誰に読んでもらうのか

当たり前のことだと思うだろう。しかし、ここがブレてしまっては、テクニックを駆使したところで文章としては成り立たない。読み手がどんな場面で、どのくらい時間をかけて読むかを意識した上で、書き始める前に箇条書きして整理しておきたい重要ポイントだ。

また、どんな文章であれ、タイトルを付けてみることも重要だと白鳥氏は言う。書き始める前に考えておくと頭の整理にもなる。

メールのタイトルも同様で、「全体会議の件」「打ち合わせの件」「お願い」といった紋切り型のタイトルでなく、「全体会議の配布資料の件」「新規出店オーナー様との打ち合わせの件」「代理出席のお願い」とすることで、開封されないままスルーされることは少なくなるはずだ。

タイトルを意識することで、その根拠や前提となるキーワードが浮かび上がってくるというメリットもある。キーワードは、これから書く文章の中で最も訴えたいことは何かと密接に関係してくるから、相互に影響してくるわけだ。

ビジネス文章を書く上で大切なのは、事前に集めた大事な情報と、そこから導き出した主張と推論などを「モレなく、ダブりなく」書くこと。間違った情報が載っていてはそもそも失格だが、大事な情報を書きもらしている場合も不合格とされてしまう。

自分がミスしがちなポイントを頭に入れながら、最終的に書いたものを音読することで、「文章の品質管理」を高めていくことも重要だろう。

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　白鳥和生
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