なぜ失敗するのか？ フリーアドレス、3つのメリットと3つのデメリット

■多様な働き方への対応

コロナ禍以降に普及した多様な働き方にも対応しやすいのも、フリーアドレスのメリットです。例えば、育休や介護などで在宅ワークをしている社員はオフィスに居る時間が極端に少なくなります。しかし、固定座席の場合、その社員の座席を撤去するわけにもいかず、ほとんど使われないままの座席が存在することになってしまいます。

一方、フリーアドレスにすると座席を必要な人が必要なときだけ使えます。全員分の座席は用意しなくてもいいので、スペースの有効利用にもなります。テレワークや短時間勤務、フレックスタイム制のような柔軟な働き方に対応しやすいのです。

中小企業経営者が知るべきフリーアドレスのデメリット

■全職種に一律の効果が期待できない

フリーアドレスには向かない職種があります。それは以下のような職種です。

・スペックの高いデバイスや大きなモニタを必要とする職種（デザイナー、エンジニアなど）
・業務中に固定電話が必要な職種（受付、受注管理など）
・一般社員よりも厳重なセキュリティが必要な職種（管理部門、情報システム、経理など）

これらの職種は固定座席のほうが良いでしょう。向いている部門と向かない部門がある場合は、一部の社員だけを固定座席にするような工夫も必要です。

■適切な運用ができないと業務効率が落ちる

フリーアドレスは適切な方法で実施しないと業務効率が落ちる場合があります。例えば以下のような理由からです。

・荷物をたくさん持ち込めないため、何回もロッカー室とオフィスを往復しないといけない
・社員のコミュニケーションが活性化して雑談が多くなるため、業務に集中できない
・新入社員が同じ部門のベテラン社員と接する機会が減り、OJTの妨げになる
・誰がどこにいるのかわかりにくく、人探しの時間が増える

これらのデメリットを解消するには、以下のような対策が必要でしょう。

・オフィス内にパーソナルロッカーを設置する
・集中できるブースを設置する
・OJTのためにグループごとのミーティングを増やす
・人がどこにいるかすぐにわかるツールを導入する

■社員のストレスになり得る

先述したようなフリーアドレスによる業務効率低下は、社員のストレスにもなり得ます。例えば、荷物をたくさん持ち込めないので、いちいちロッカーとの往復が発生します。仕事が捗っているときにロッカーとオフィスを往復しているとせっかく仕事に集中しているのに台無しになってしまいます。それに、他の人の雑談がうるさかったり、人を探すのに時間がかかったりするとそれだけでイライラしますね。

フリーアドレスを導入する場合は、導入して終わりではなく、社員のストレスが増えないようにしっかりと現場の声を聞いて対策をすることが重要です。また、座席をフリーにするだけではなく、休憩スペースやソファー席など従業員のストレスを癒やす空間もあるとよいでしょう。