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シリーズ「仕事を科学する」

フレックスタイム制をうまく機能させる方法

2015年10月29日（木）11時31分

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　まず、「言語コミュニケーション」と「非言語コミュニケーション」について――。

　現代人のコミュニケーションは、その約80％が身振りや表情、あるいは匂いや手触りによって行われています。言葉を音声や文字で表現する「言語コミュニケーション」は、約20％に過ぎません。思いのほか、動物的な五感を頼りにしているわけですが、なかでも視覚が重要な位置を占めています。人間がコミュニケーションをとるとき、大脳の視覚野が活発になることがわかっています。

　とはいえ、ビジネスの現場では、やはり言語コミュニケーションが中心になります。「相手の瞳をじっと見つめて......」などという場面はめったにないでしょう。

　そこで、言語コミュニケーションについて、詳しく見ていきましょう。

　まず、言語コミュニケーションには４つの技術があります。すなわち、「聞く」「話す」「読む」「書く」という４つの言語スキルです。そして、これらが使われている頻度は、それぞれ45％、30％、15％、10％という比率です。つまり、言語コミュニケーションのなかで半分近くが「聞く」ことにあてられているのです。相手の話を上手に聞くことがいかに大切か、これでよくわかります。

　次に、この４つの言語スキルを両極併存の発想で検証してみましょう。

　そうすると、「音声情報」と「文字情報」に分けることができ、その割合はそれぞれ75％、25％となります。

　１人１台のパソコンで全員がメールアドレスをもったとしても、劇的にコミュニケーションがよくなることはありません。

　なぜなら、メールでカバーできる文字情報は、言語情報の25％でしかないからです。残りの75％の音声情報を、どのようにマネジメントするかが大きな課題になります。

　さらに、コミュニケーションを「受信」と「発信」に分けて考えることもできます。「聞く・読む」で60％、「話す・書く」で40％ですから、その比率はおおむね６対４になります。

　多くのマネジャーがコミュニケーションで苦労しているのも、このあたりに原因がありそうです。発信と受信の「量」が逆転すると、効果的なコミュニケーションから遠のいてしまうのです。発信が受信を大幅に上回るコミュニケーションには、なんらかの問題があると疑ったほうがいいでしょう。

　こうしたロジックを押さえたうえで、フレックスタイム制を導入するなら、生産性向上も十分期待できます。

　逆に、フレックスタイム制が機能していない組織は、制度導入の是非を問う前に、社内コミュニケーションの実態を把握する必要があるでしょう。

[ツール]　ボイスメール

　ボイスメールが強力なサポートツールとなるはずです。本書がボイスメールにこだわるのは、見落とされがちな音声情報の重要性を再認識してほしいからです。

　すでに述べたように、音声情報は気持ちや微妙なニュアンスを伝えるのに格好のツールなのです。丸紅テレコムでの商品供給の再開を願うばかりです。

※抜粋第３回：会議を減らすだけでは生産性が上がらない理由　はこちら

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