メールと電話のビジネス英語ハンドブック

誤解を避ける

〈電話の会話について〉
Due to my imperfect English, I might say something that sounds rude to you. Please say something if that happens.（英語が完璧ではないために、何か失礼なことを申し上げるかもしれません。その場合はご指摘ください）

〈メールの最後に〉
I hope I have not said something rude.（失礼なことを申し上げていないといいのですが）

とっさに困らない電話の便利表現

電話を取るとき

〈会社や部署の代表電話に出る〉
Good morning (Good afternoon), ABC Trading.（おはようございます/ こんにちは、ABCトレーディングです）
ABC Trading, Overseas Department.（ABCトレーディング国際事業部です）
ABC Trading, Mitsuko Hayama speaking.（ABCトレーディングの葉山美津子です）

〈自分専用の電話に出る〉
Mitsuko Hayama speaking. / Mitsuko Hayama. / This is Mitsuko Hayama speaking.
（葉山美津子です）

相手の名前や用件を聞く

How may I direct your call?（どちらにおつなぎしましょうか）
How may I help you?（ご用件は何でしょうか）
May I have your name please? / May I ask who is calling?（どちらさまでしょうか）

担当者につなぐ

I will connect you to the person in charge. Please hold.
Could you please wait for a second while I connect you with the person in charge?
（担当者におつなぎしますので、お待ちください）

担当者が不在のとき

I'm sorry, but he has stepped away from his desk.（すみませんが、席をはずしております）
I'm sorry, but he is out of the office today / right now/ this week.（すみませんが、本日/ ただいま/ 今週はオフィスにおりません）
I'm sorry, but he is in a meeting right now.（すみませんが、ただいま会議中です）
He is not in the office right now, but he will be back around 3 pm.（外出しておりますが、３時ごろに戻る予定です）
Would you like to leave a message?（伝言をお残しになりますか）
Would you like to talk to his assistant?（彼のアシスタントとお話しになりますか）

電話が遠いとき

Excuse me, we seem to have a bad connection.
（すみませんが、電話回線に問題があるようです）
I did not get all of that. Would you mind speaking a little louder?（よく聞き取れませんでした。もう少し大きな声で話していただけますか）