メールと電話のビジネス英語ハンドブック

催促する

顧客や取引先に対して、失礼でない言い方で催促するのは意外にむずかしい。直接的すぎる表現は避けよう。日本語と同じように、英語にも丁寧かつ明確な言い方は存在する。

I would like to remind you about〜（〜について確認させていただきたいのですが）
I am wondering if you already〜（〜はすでにお済みでしょうか）

メールの最後に次のような表現を加えるのも、上手な催促法だ。

I would appreciate it if you could expedite your response to us.
（早急にご回答いただければ助かります）
Thank you for your prompt attention to this matter. （この件について迅速なご配慮を感謝いたします）

返事をせかす

相手から早めに返事をもらいたいとき、日本人はよくASAP（As soon as possibleの略）やurgentを使うが、この表現は相手によって受け取り方が異なり、誤解のもとになりやすいので注意が必要。ASAPやurgentを使っていいのは本当に急いでいる場合のみなので、決まり文句として多用するのは避けよう。返事をせかしたいときは、具体的な日時を明記するのも忘れずに。

Please send the estimate by the end of this week so that I will be able to use it at the meeting with the engineers.（エンジニアとの打ち合わせで使いますので、見積もりを今週末までに送ってください）

アポイントメントの確認

I would like to reconfirm〜 / I would like to double-check〜（〜について再確認させてください）
I would like to review〜with you.（〜について、もう一度確認させていただきたい）
I'd like to make sure that〜（確実に〜であるか確認したい）

添付ファイルの説明

メールにファイルを添付したときは、一言断っておくと親切だ。

I am attaching a file labeled〜
（このメールに〜というタイトルのファイルを添付しました）
I am sending the estimate as an attachment.
（このメールに見積書を添付しました）

誤解を解く

相手に不快感を与えてしまったかもしれないと心配なときは、次のような言い方でフォローできる。

My English isn't perfect, so please let me know if I say something that sounds odd.
（私の英語は完璧ではありませんので、もし何かおかしなことを言っていたらご指摘ください）
I am concerned that perhaps something I said bothered you. Please let me know if you feel that way.（何か失礼なことを申し上げたのではと心配しています。もしそうでしたらご指摘ください）