メールと電話のビジネス英語ハンドブック

理由を説明する

〈何かを依頼するとき〉
I would like you to finish this report by this Friday. This is because〜
（このリポートを今週金曜までに完成させてください。理由は〜です）

〈決定事項を伝えるとき〉
I have decided to postpone my business trip to Europe, since〜
（〜のため、ヨーロッパ出張を延期することにしました）
Our Japan office reached the conclusion that we should stop manufacturing product A due to〜（弊社の日本事務所は、A製品の製造を〜のために中止するという結論にいたりました）

悪いニュースを伝える

ネガティブな内容を明確かつ丁寧に相手に伝えることは、むずがしいが非常に重要でもある。言いにくいことを伝えるときの典型的なパターンを覚えておくと便利だ。
（１）ポジティブな内容から切り出す　（２） 悪いニュースを明確に伝える　（３） その理由を述べる　
（４） 結びの言葉をポジティブな内容にする

（１） I appreciate the time you spent writing this report.
（このリポートの作成にあなたが時間をかけたことに感謝します）
（２） Unfortunately, this report can't be presented at the manager's meeting next week.
（ただし残念ながら、このリポートを来週の部長会議に出すことはできません）
（３） The reason is that this report does not have enough facts and statistics to support your conclusion.
（あなたが出した結論を支えるだけの十分な根拠と統計が含まれていないからです）
（４） If you could add more statistics to the report, it would be much more convincing. I would then be able to present the report at the meeting next month.
（統計を加えれば、リポートの説得力が増すでしょう。そうすれば、来月の部長会議に提出できます）

締め切りを守らせる

〈期限厳守を伝える〉
英語でビジネスをするとき、締め切りを守らせるために２つの点に注意が必要。まず、必ず守ってもらいたい期限がある場合は、依頼する時点でそれを明確に伝えること。さらに、その理由をきちんと説明することで、相手を納得させられる。

This is a deadline that absolutely has to be met./ It's essential that we meet this deadline.
（この締め切りは絶対に守ってください）
Please send the report by April 30. It is essential that we meet this deadline since the reports will be reviewed the first week of May.（４月３０日までにリポートを提出してください。５月の第１週にリポートの内容を検討しますので、この期限は必ず守ってください）

〈締め切り前に念押しする〉
依頼してから期限までに時間がある場合は、締め切り前にメールで再確認すると安心だ。

I would just like to make sure that the report will be submitted by the end of this week.
（リポートを今週末までに提出していただくよう、念のため確認させていただきます）
Are we still on track to meet the deadline?
（締め切りに間に合うよう、順調に進んでいるでしょうか）