Zoom会議の生産性を上げるコツ フォローから始める、参加者は6人...厳禁なのは？

クリエーティブディレクターのマイケル・ローネンは、リモート環境で「デジタル・インティマシー（親密な関係）」を生み出す方法を探っている。オンラインパーティー・プラットフォームのコリアリティー・コレクティブを立ち上げて、さまざまなイベントを開いて発見したのは、デジタル・インティマシーを生み出す最適な参加人数は6人前後ということだ。

ローネンはオンラインで、つながりを生み出すコツもいくつか発見した。同じ音楽に合わせて踊ったり、同じもの（窓の外の月など）を見たり、同じ料理やスナックを食べながら交流すると、親近感を深めることができるという。

会社に通勤していようが、リモートワークだろうが、1日が24時間であることは変わらない。そしてどんな会議でも、ダラダラ長く続けないほうがいいことに違いはない。だからオンライン会議を開くときは、時間を有効に使うため事前に準備をしておこう。

話が脱線しないよう心掛けることも重要だ。そのためには目標を明確にしておくこと。採用面接を受けたいのか、スピーチの機会を得たいのか、メディアに新製品のレビューを書いてほしいのか。どんな結果になれば会議は成功だったと言えるのか。

会議の前に一定のシナリオを練っておくのもいい。話が脱線したらどうするか。どうやって生産的なディスカッションに軌道修正するか。もちろん筋書きありき的な態度では、会議はたちまち退屈になり、充実した意見の交換は生まれないから、細かく決め過ぎないことも重要だ。

1年前にオンライン会議が導入されたときのことを思い出して、それを教訓にしよう。自分の持ち時間が45分なら、プレゼンは30分にまとめて、残りは質疑応答に充てること。一方的に情報を与える形にならないよう注意しよう。

「この会議で最高のパフォーマンスを見せて、相手に好印象を与えたい」と思うと、かえって気負って自分らしさを出せないもの。「この会議をきっかけに、長期的な人間関係を築こう」くらいの気持ちのほうが、よりよい結果につながるはずだ。

ひょっとすると、ミーティングやプレゼンを簡潔にすることよりもっと重要なのは、参加者の話に熱心に耳を傾けることかもしれない。そんなの当たり前だろうと思うかもしれないが、たいていの人は他人の話を聞くのが恐ろしく下手だ。そもそも他人の話に興味がない！